Denne artikel giver en grundlæggende introduktion til bogføring for udviklere. Hvis du er en udvikler, og du skal til at integrere til et regnskabsprogram, eller har andet behov for at vide en smule om bogføring, så følg med her. Vi går ikke i detaljer med advanceret begreber som efterposteringer, aktivering, afskrivning etc., men vil i stedet give en basal forståelse for bogføring.
Vi kommer til at gennemgå hvad en kontoplan er, hvad debet og kredit dækker over og kommer forbi moms og andre eksempler.
Hvad er en kontoplan?
I dette afsnit kommer vi til at gennemgå en række begreber, som benyttes i bogføring.
En virksomheds regnskab består grundlæggende af en række transaktioner. En enkelt transaktion indeholder en række transaktionslinjer, som hver især påvirker en enkelt konto med et beløb i enten debet eller kredit. Bruttolisten af konti kaldes samlet for virksomhedens kontoplan.
Lad os se på en (simpel) kontoplan for en virksomhed:
| Kontonummer | Kontonavn | Kontotype |
|---|---|---|
| 1000 | Salg | Indtægt |
| 2000 | Webhotel | Udgifter |
| 4000 | Tilgodehavende hos kunder | Aktiv |
| 5000 | Bank | Aktiv |
| 5100 | Kasse | Aktiv |
| 6000 | Købsmoms | Aktiv |
| 6100 | Salgsmoms | Passiv |
| 6200 | Momsafregning | Passiv |
Hver konto har et kontonummer og et navn. Ofte vil hver konto også have en type eller kategori. Der er ikke rigtigt de store krav til hvilke konti der skal indgå i den enkelte virksomheds kontoplan, men den skal afspejle virksomhedens aktiviteter på et passende niveau.
En kontoplan er inddelt i to hoveddele, nemlig resultatopgørelsen og balancen. Resultatopgørelsen holder styr på indtæger og udgifter i løbet af en regnskabsperiode. Saldi her bliver “nulstillet” ved hver ny periode, som f.eks. kan være et regnskabsårs. Balancen holder derimod styr på aktiver (ting man har/ejer) og passiver (ting man skylder). Balancen bliver ikke nulstillet ved afslutningen af en regnskabsperiode. Aktiver kan også ses som kapitalanvendelse, og passiver som kapitalanskaffelse (hvor kommer pengene fra, og hvad er de bundet i).
Debet og kredit
Hvis vi kigger på en enkelt konto, så kan den tænkes på som et objekt, der har en saldo. Saldoen påvirkes af transaktioner på kontoen. En saldo kan enten være ført i debet eller i kredit. Hvis en saldo er ført i debet, vil en debitering af et beløb på kontoen øge saldoen, og en kreditering vil nedskrive saldoen. Ved en saldo ført i kredit er det omvendt.
Man kan tænke på en debetsaldo som værende positiv, og en kreditsaldo som værende negativ, men det vil give nogle situationer som ikke virker helt intuitive. Specielt omkring indtægter.
Ser vi på de fire kategorier af kontotyper, kan de opstilles på denne måde:
| Kontokategori | Placering i regnskabet | Saldo føres i |
|---|---|---|
| Indtægt | Resultatopgørelsen | Kredit |
| Udgift | Resultatopgørelsen | Debet |
| Aktiv | Balancen | Kredit |
| Passiv | Balancen | Debet |
Hvis vi kigger på f.eks. konto 1000 Salg, så vil den blive krediteret hver gang vi sælger noget. Vi kan derfor løbende følge med i det samlede salg i regnskabsperioden ved at aflæse den nuværende saldo på denne konto.
Konto 5000, som vi har kaldt “Bank” er faktisk en direkte afspejling af hvad der er på vores konto i vores bank. Aflæser vi saldoen på denne konto, kan vi se præcis hvor mange penge vi har stående i banken. Det skal være muligt at kunne lave en bankafstemning, hvor man matcher banktransaktionerne i banken med regnskabstransaktionerne i regnskabet for bankkontoen. Stemmer disse ikke overens, er der bogføringsfejl, og det skal tilrettes.
En enkelt konto kan vises med en transaktionsoversigt, hvor hver enkelte påvirkende transaktion vises med løbende saldobalance. Her er f.eks. et udsnit af konto nummer 2000, som i vores kontoplan hedder “Webhotel” og holder styr på alle de løbende udgifter hertil:
| # | Dato | Tekst | Debet | Kredit | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| 104 | 2020-01-15 | Webhotel, jan | 100,00 | 100,00 D | |
| 109 | 2020-02-15 | Webhotel, feb | 150,00 | 250,00 D | |
| 130 | 2020-03-28 | Webhotel, dekort | 50,00 | 200,00 D |
Her ses at saldoen, som er ført i debet (ses med “D”) er blevet påvirket af tre transaktioner, som hver er resultatet af bilag #104, 109 og 130. Vi kan direkte aflæse, at vi i alt i regnskabsperioden har brugt kr. 200 (uden moms) på webhotel.
Transaktioner
En enkelt transaktion indeholder en række transaktionslinjer, som påvirker enkelte konti. Ser vi f.eks. på bilag #104, kan det være det har resulteret i tre transaktionslinjer:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 2000 Webhotel | 100,00 | |
| 5000 Bank | 125,00 | |
| 6000 Købsmoms | 25,00 |
Vi har købt noget webhotel for kr. 125,00, som er betalt direkte via vores bank. Varen koster faktisk kun kr. 100,00, hvorefter der er lagt kr. 25,00 moms oveni prisen. Indtægter og udgifter bogføres altid uden moms, da købsmomsen netop er noget man får tilbage fra SKAT løbende. Derfor “husker” vi på konto 6000, at SKAT nu skylder os kr. 25,00 for det køb vi lige har lavet. Vi har stadig betalt de fulde kr. 125,00, så dette krediterer vi på konto 5000.
Det er vigtigt, at enhver transaktion har samme beløb i debet og i kredit, således at regnskabet balancerer. For hver krone der debiteres, skal der krediteres en krone. Transaktionen herover har således kr. 125,00 i både debet og kredit, så den balancerer korrekt.
En transaktion indeholder alle nødvendige transaktionslinjer for hvad der er sket i en enkelt hændelse. Her kan sammenlignes med atomic-princippet i mutexes eller databaser. Det betyder også, at en enkelt transaktion ikke kan dække over flere dage.
Som en note kan der nævnes, at der er en del regler for hvornår man “får momsen tilbage” fra SKAT, som blandt andet kommer an på hvad varen skal bruges til, og om den er købt i Danmark, EU eller ikke-EU.
Salgseksempel
Som et eksempel på et salg af en momsbelagt ydelse, hvor der er udstedt en faktura, der betales 14 dage efter fakturadato, vil der være to transaktioner – én for selve salget, og én for betalingen af den udestående faktura. Hvis der var tale om et kontaktsalg ville én transaktion være nok, men siden der er to forskellige hændelser, som ikke nødvendigvis sker samme dag, laves der en opdeling i to transaktioner.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1000 Salg | 1000,00 | |
| 4000 Tilgodehavende hos kunder | 1250,00 | |
| 6100 Salgsmoms | 250,00 |
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 4000 Tilgodehavende hos kunder | 1250,00 | |
| 5000 Bank | 1250,00 |
Her er det væsentligt at bemærke, at selve salget og dermed salgsmomsen bogføres med det samme fakturaen udstedes, mens at betalingen først kommer ind i banken når der bliver betalt. Det kan betyde, at man som virksomhed skal betale den skyldige salgsmoms før man faktisk har fået penge ind fra kunden. Dette faktum er vigtigt når der kigges på f.eks. en virksomheds cashflow, som vi ikke kommer yderligere ind på her.
Videre læsning
Vi har nu været igennem de grundlæggende begreber, som en udvikler har behov for at vide under integration til et regnskabsprogram, herunder kontoplan, konti, debet, kredit og transaktioner.
Oven på disse grundlæggende begreber findes en lang række forskellige transaktioner, men de følger alle de samme principper. Alle virksomheder er forskellige, og alle regnskabsprogrammer er forskellige. Der er ingen fuldstændig standard kontoplan, og der er lige så mange måde at bogføre på, som der findes bogholdere.
Hvis du vil grave dybere i bogføring, så tag et kig på disse ressourcer:
- Billys blog
- Regnskabsskolen – har også bogen Bogføring for Begyndere.
- Aminos forum